一、搬家準備工作

搬家是一項繁雜又瑣碎的事，提前做好充分的準備，才能在搬家的過程中避免物品丟失、財務(wù)損壞、進出場不順利等等麻煩。

1、找一家靠譜的搬家公司

首先在確定需要搬家后，選好新的辦公地點后，以及確定搬家時間后，在正式搬家前1-2周就應(yīng)該確定好搬家公司。除非是幾個人的小型辦公室搬遷，沒有什么辦公物品，一車連人帶東西就能全部搞定，一般大辦公室遠距離搬家，找一家靠譜的搬家公司一起來制定搬家計劃，更能省心省力省時間！

那么如何選擇一家靠譜的搬家公司？

（1）選一家口碑好、大品牌的搬家公司

在不知道哪家好的情況下，盡量找大品牌的搬家公司，可以同時找個兩三家進行比較，讓他們派人上門進行報價，或者出一下搬遷方案，考慮一下這些搬家公司是否有這方面搬遷經(jīng)驗，斟酌一番再決定選擇哪一家。

（2）身邊行政、hr同事推薦

一般行政相關(guān)人員都會有自己的一些社群，可以通過別的行政推薦來選擇，因為搬家這件事相對來說頻率會高，而且時效性強，使用過一次服務(wù)后基本能看出這家搬家公司靠不靠譜，如果有使用過某加搬家公司后且認為服務(wù)不錯的情況下被推薦是值得參考的。

（3）看搬家公司人員素質(zhì)

通過搬家公司人員上門報價也能看出一些端倪，如果人員素質(zhì)不高，那么之后搬家過程遇到的問題可能會多。

（4）是否能滿足你的各種需求

這里小in要提醒一下，除了考慮搬家公司是否正規(guī)化，還要了解清楚搬家公司的車輛和人手是否夠使用，比如所有物品搬運需要幾輛車以及什么車，這點是非常重要的，避免因裝車不合理而帶來的額外損失。在和搬家人員溝通的時候，看他們能不能滿足你提的各種需求，可以結(jié)合他們以往的案例，挑選出誠信可靠的，而不是價格最便宜的——因為最便宜的價格，往往會付出更大代價。

2、行政需提前準備好的相關(guān)工作

（1）行政小伙伴一般會在搬家前先到新辦公樓勘察，此時需要按照領(lǐng)導(dǎo)指示來規(guī)劃員工們新辦公樓的部門辦公區(qū)域及工位安排（行政部確定部門區(qū)域，具體工位安排可根據(jù)部門內(nèi)部協(xié)商），確定好后開始制定工牌；

（2）確定大件物品在新辦公樓中的擺放位置，在平面圖上做好相關(guān)的記號；

（3）收集好所有新辦公樓的鑰匙（包括門鑰匙、抽屜鑰匙、柜子鑰匙等），貼好標簽，以防之后會弄亂；

（4）分別和新舊辦公地址的物業(yè)聯(lián)系，告知搬家時間，需要辦理出入證的則提前辦理；

（5）提前安裝好新辦公區(qū)的電話和網(wǎng)絡(luò)問題。盡早測試，檢測時需要將每個接口都檢測到，網(wǎng)絡(luò)要保證有線無線連接都能夠使用，有問題能夠在搬家前解決，以便搬家后第一時間員工能正常工作；

（6）做好各個環(huán)節(jié)中的突發(fā)事件的預(yù)案工作，如產(chǎn)品損壞，人員受傷等等，防微杜漸；

（7）確定新辦公空間里的大件辦公用品及綠植、保潔等是租還是買。一般會根據(jù)公司規(guī)模來定，越是大公司，在資金十分充足的情況下，購買是比較合適的；一般普通公司及小型公司，我們推薦大家用租賃的方式，租賃的好處是量少也可以，例如一臺電腦、一臺打印機等都可以租賃，比較靈活，而且有專人維修，保養(yǎng)，不用花費太多心思在這項工作上面，而且可以隨時退租，不用考慮太多成本壓力。

3、及時告知員工通知員工搬家相關(guān)事宜

計劃確定了以后，就要告知員工了～可以在搬遷前幾周給員工發(fā)送郵件，讓員工對搬家流程及陌生的辦公區(qū)域有一個了解。

行政需要在這個時間段準備裝修指南：聯(lián)系每個部門的部門助理，通過郵件等方式確定每個部門分別需要幾個打包箱、幾卷膠卷等一些常用搬家物品，以及提醒員工提前處理不需要的物品，盡量減少需要搬家的東西。

包括什么時間領(lǐng)取包裝箱等相關(guān)提示，告知搬家時搬家公司負責打包的項目說明、員工需自行打包的說明及搬家工作小組聯(lián)系方式。

把搬家的流程都寫清楚了，更能保障后續(xù)工作有條不紊的進行！

二、 搬家當天工作

前期的所有準備工作都是為了搬家這一天，這是最關(guān)鍵的一環(huán)，行政小伙伴們需要關(guān)注到每個細節(jié)，面面俱到，才能保證搬遷工作的順利完成。物資圓滿到齊，員工順利找到自己的位置，如期完成搬家，盡快入駐上班。

搬家當天最容易出現(xiàn)問題的地方是物品的丟失，如果沒有提前把控好搬家的規(guī)劃與流程，物品丟失將是一件大概率會發(fā)生的事。為了避免損失，搬家過程中需要注意以下幾點：

1、一定要做好全程監(jiān)督的工作：無論搬家公司多么可靠，這項工作還是需要公司有人親自監(jiān)督、例如每個搬家車都要跟著固定的負責人等。

2、每個部門舊址和新區(qū)都要安排負責人：在老辦公區(qū)的負責人，需要協(xié)助行政人員確認好搬家所有的物品數(shù)量和現(xiàn)場協(xié)調(diào)；新辦公區(qū)的負責人，隨時和搬家公司聯(lián)系，對接所有新區(qū)事宜，在指定的區(qū)域等待所有物品，確認數(shù)量以及檢查是否損壞等，有問題及時和老辦公區(qū)或者行政人員聯(lián)系。

3、所有物品按照部門劃分：每個部門負責搬家的主要同事記住自己部門打包了多少箱子的物品，例如市場部有50箱需要搬家公司搬運的東西，那么盡量保證他們裝在一個車上，搬家的車子需要在特定時間節(jié)點裝車、指定位置下放物品、安排專人指定位置對接，缺一不可。

4、關(guān)于電腦等貴重辦公用品搬運：如果是筆記本電腦，盡量讓大家自行帶走，但是有的像設(shè)計師，每個人都有兩個臺式顯示屏，自己搬不走的情況下需要封箱搬運，那么應(yīng)該如何去做：

（1）需要跟搬家公司簽訂保額協(xié)議（例如電腦屏幕問題，在裝箱之前是好好的，但是到達新的辦公地址開箱檢查的時候是壞的，那這個時候后果應(yīng)該由裝修公司承擔）；

（2）將所有易碎易壞等物資放在一起：在這些物品包裝箱上寫上“小心、勿壓、輕放”等字樣，這樣做的好處是搬家公司員工在裝卸載時會格外小心，不會很粗魯?shù)膶Υ?/p>

三、搬家結(jié)尾工作

1、分定金+尾款的方式付款給搬家公司

一般我們不建議一次性給搬家公司付清所有費用，而是按照節(jié)點來付款：一般前期保障金交10%、搬家結(jié)束當天交款50%、搬家結(jié)束后3天，等待相關(guān)人員確定不丟失物品后付尾款的30%-40%，這么做的好處是出現(xiàn)問題不會太被動。

2、入駐活動

舉辦類似于一些暖房趴的暖心小活動可以讓員工盡快融入其中，因為搬家或多或少會讓同事們內(nèi)心有些不習(xí)慣，不管是周遭的環(huán)境也好還是位置等等，暖房的活動能夠帶動大家情緒，也從側(cè)面展示公司文化。

3、辦公室位置相關(guān)工作調(diào)整

及時更新公司網(wǎng)站、招聘地址修改、位置更新等。